Connect with us

Insights

Comment organiser la mise en place de votre projet de GED ?

Publié

le

La Gestion Electronique des Documents (GED) est un outil, dont la mise en place nécessite une stratégie d’organisation et de gestion des flux documentaires (par exemple flux de factures clients, flux de factures fournisseurs, dont le processus de traitement est différent).

Cette solution logicielle permet d’optimiser les processus de l’entreprise, ainsi que les flux de documents associés, et permet également de gagner en productivité et en fiabilité…

 

 

Le travail avec l’ensemble des collaborateurs

Une mise en place « top down », c’est-à-dire descendante, de la Gestion Électronique des Documents (GED) est entièrement à proscrire si l’on souhaite réussir cette transition digitale. Les dirigeants d’entreprises doivent partir des besoins de leurs salariés pour bâtir une gestion efficace de leur patrimoine documentaire.

L’analyse des pratiques de travail

Si 66 % des dirigeants d’entreprises et décideurs publics souhaitent améliorer la gestion numérique de leurs documents, seulement 43 % y voient une source de collaboration dans leur entité. L’étude des pratiques de travail des salariés est essentielle pour développer des solutions adaptées et performantes.

Il ne s’agit pas seulement de mettre en place davantage de « digital » dans l’entité, mais de profiter de cette transition pour faciliter le travail des salariés d’une entité.

Avant la mise en place d’un système de Gestion Électronique des Documents (GED), il est nécessaire que les chefs de projets et les responsables identifient les points de blocage et les problèmes qui peuvent se poser. Le choix du meilleur système de Gestion Électronique des Documents (GED) se fera en fonction des enjeux et des besoins de chaque service.

La gestion électronique par métier

Il est parfaitement possible, pour une entreprise, de choisir une Gestion Électronique des Documents (GED) par métier. Cela signifie que le paramétrage de la solution va se faire en prenant en compte les spécificités de chaque type de métier présent dans l’entreprise.

Les dirigeants qui souhaitent opter pour cette solution doivent bien connaître les particularités et les besoins des différents utilisateurs afin de paramétrer l’outil et les workflows de manière personnalisée en fonction des types de documents.

Le point négatif d’une gestion numérique par métier réside dans le manque de collaboration et de transversalité entre les différents services. En effet, si trois métiers sont identifiés pour ce service, il faudra alors développer trois solutions différentes de Gestion Électronique des Documents (GED).

 

Les actions à entreprendre pour mettre en place la GED

Afin de mettre en place un système de Gestion Électronique des Documents (GED), l’entité concernée doit déterminer et définir un ensemble de paramètres. Pour ce travail, il reste vivement conseillé de se faire accompagner par des entreprises expertes dans ce domaine.

Le choix du système à adopter

Les entreprises peuvent choisir entre deux systèmes différents pour le stockage de leurs données et de leurs documents : le File System ou la Gestion Électronique des Documents (GED). Ces systèmes recoupent des réalités différentes, il est donc important de bien s’informer en amont.
Le choix entre l’un ou l’autre va dépendre, pour beaucoup, des objectifs et des besoins de l’entité concernée.

Il convient de rappeler que le File System ne propose pas autant de fonctionnalités que les outils numériques de GED. Le File System peut être opérationnel en 2 mois contre 4 mois pour une solution complète de Gestion Électronique des Documents (GED).

Néanmoins, le File System doit être mis en place par la structure elle-même et détenir les compétences internes pour le faire. Une entreprise peut, toutefois, commencer la structuration et l’archivage de son patrimoine documentaire avec le File System avant de basculer vers une solution plus performante si le besoin s’en fait sentir.

Automatiser les processus grâce à des workflows

La détermination du « workflow » est une étape importante dans l’élaboration d’une gestion numérique des documents. Le terme « workflow » désigne les flux de travail et renvoie donc à l’ensemble des procédés permettant d’automatiser et de gérer les flux de documents.

Pour mettre en place un worklow performant, l’entreprise doit définir le processus associé à chaque flux et répondre aux questions suivantes :
– Quel est le circuit du document : capture, circulation en interne et/ou en externe…
– Quelles sont les étapes de traitement d’un flux de documents : réception, contrôles, validation…
– Qui accède aux documents ou à l’information ?

La détermination du workflow permet de penser l’ensemble du parcours du document. Un même document peut subir plusieurs modifications par différents services (comptabilité, ressources humaines, pôle juridique) dans l’entreprise. Il ne s’agit donc pas uniquement de collecter un document final, lors de l’ultime étape, mais de conserver toutes les étapes intermédiaires où un acteur a, d’une manière ou d’une autre, exercé une action sur ce document.

La réalisation de formations internes

Dans l’optique d’accélérer la prise en main des nouveaux outils numériques, il est essentiel d’organiser des formations en interne. Plusieurs organismes experts peuvent assurer ces formations pour l’entreprise concernée.

Il est possible de définir les formations utiles, avec un prestataire spécialisé. La finalité de la formation doit être clairement établie pour choisir ce qui va permettre aux salariés d’être pleinement en mesure d’utiliser les nouveaux outils. Cela signifie également que le choix des outils doit se faire en fonction de l’expertise du prestataire, afin de bénéficier de mises à jour régulières et d’une maintenance de qualité.

 

Les missions d’un prestataire spécialisé

Il est parfaitement possible d’externaliser la gestion électronique des documents via un prestataire spécialisé. Ce prestataire va identifier un ensemble de points sur lesquels travailler.

Il est donc nécessaire de choisir le bon prestataire afin que cette transition numérique se fasse dans les meilleures conditions.

Le travail à effectuer avec le prestataire expert

Les prestataires du secteur ne viennent pas avec une solution unique et standardisée. Pour ces missions complexes et hautement stratégiques, les offres sont généralement adaptées à chaque situation et à chaque cas d’entreprise.

Il est donc important d’avoir identifié les points de blocage, les particularismes de son entité, les objectifs en termes de métiers et les besoins en matière de gestion documentaire. D’une manière générale, le prestataire peut réaliser l’ensemble des missions énoncées ci-dessus. Plusieurs missions centrales sont proposées telles que :

– La collecte et la récupération de l’ensemble des documents et des parcours de production documentaire.
– La structuration du stockage des documents et des moyens de trouver, sur cet espace numérique, l’information recherchée.
– L’installation de modules de suivi, de travail collaboratif et de modifications des documents présents.
– La sécurisation des documents et la génération d’un historique des modifications.

 

 


Présentation de l’entreprise Locarchives

LOCARCHIVES travaille, depuis une quarantaine d’années, dans le domaine de la numérisation, la dématérialisation et la transformation digitale des documents d’une entité. Les 450 collaborateurs de l’entreprise gèrent près de 60 millions documents numériques. Faites appel à l’expertise LOCARCHIVES pour mettre en œuvre, en toute efficacité et professionnalisme, une Gestion Électronique des Documents (GED).

 

 

Article réalisé dans le cadre d’un partenariat avec Locarchives

 

 

Insights

Après le cross canal, le retail français s’attaque au multi-local

Publié

le

Des chiffres récents font ressortir que les commerçants français ont su rattraper leur retard en matière de vente en ligne et rejoindre le peloton de tête en compagnie d’Amazon et autres consorts américains ou chinois.

Philippe Juredieu, CEO de Inlead* , analyse ici les raisons de ce retournement de situation…



« Vous n’avez pas de boutiques Au Vieux Campeur près de chez vous ? Pas de panique, notre service de vente à distance est là pour vous servir ! »

Depuis quelques semaines, le spécialiste des équipements pour la pratique d’activité en plein air occupe l’espace médiatique (ondes radio, Facebook, etc.) pour annoncer la modernisation de son système de vente en ligne à base de Click and Collect.

Créée en 1941, la boutique de sport a su résister aux différentes intempéries et s’adapter aux différents courants de ventes physiques, internet et aussi mobiles.

Et il n’est pas le seul. Decathlon, Carrefour, Leroy Merlin et bien d’autres ont suivi cette route vertueuse quand d’autres lui ont, à tort, tourné le dos.

Le leader mondial Toys’R US est aujourd’hui en liquidation faute d’avoir su prendre le virage au bon moment (la marque avait fait le choix d’appuyer sa stratégie digitale uniquement sur… Amazon CQFD).

Un destin tragique qu’ont connu d’autres grands groupes comme Virgin et qui a menacé de très près celle qui, en France, a pourtant dominé la vente par correspondance pendant des années : La Redoute.

La vieille dame de la VPC, menacée de redressement judiciaire en 2014, a su abandonner son catalogue papier pour se consacrer à la vente en ligne et trouver sa place dans le Top 15 des sites et applications mobiles les plus visités en France sur l’année 2018. Chapeau !

Des retournements spectaculaires


Derrière tout ça se cache très souvent la mise en place d’une stratégie omnicanale à l’image de ce qu’a su faire avec brio la Fnac.

En assurant une présence de la marque dans tous les points de contacts possibles et après une traversée tumultueuse pour concilier online et offline doublée, en 2016, d’une fusion avec Darty, l’ex-agitateur de curiosité est désormais bel et bien revenu sur le devant de la scène et culmine en 4ème position derrière booking.com,Cdiscount et Amazon.

Un retournement de situation impressionnant qui prouve que rien n’est jamais perdu !

Alors, on serait en droit de se demander si, finalement, les grandes heures de croissance du digital ne sont pas derrière nous ?

Pourtant, quand on voit la courbe d’évolution d’Amazon sur les 20 dernières années, le constat est sans appel : non seulement l’acteur mondial du e-commerce ne connaît pas de plafond de verre mais au contraire, il connaît une évolution incroyable, exponentielle de son chiffre d’affaires.

Le géant américain est passé de 15 millions de dollars de chiffre d’affaires en 1996 à 15 milliards en 2007 et avoisine les 233 milliards en 2018.

De même, faut-il s’inquiéter du fait que l’e-commerce français ait crû de seulement 6,13% en 2018 [1] ? Avec, en prime, une baisse régulière du panier moyen annuel passant de 90 € à moins de 65 €.

Il faut plutôt considérer que le marché est simplement arrivé à maturité et commence à connaître sa vitesse de croisière.

Nous avons en effet pu observer ces dernières années un rééquilibrage entre les grands pure players et les click & mortar (acteurs historiques) avec toujours plus de notions de proximité et un retour au local.

Le multi-local, une opportunité pour les grands comme pour les plus petits

Dans les faits, les grandes marques françaises ont pu se positionner face aux mastodontes étrangers avant tout grâce à leur forte notoriété et des moyens marketing conséquents.

Dernier exemple en date, Intersport qui débute le “ship from store” en inversant le paradigme : la logistique et les stocks sont gérés au plus près du client final, ce qui permet de réduire fortement les délais de livraison tout en restant extrêmement compétitif en termes de coût.

Mais pourquoi s’arrêter en si bon chemin ?

L’évolution des attentes de « consom’acteurs » (circuit-court, relations humaines, disponibilité) permettent progressivement aux entreprises de moins grande envergure, de capitaliser sur les notions de proximité et de service, tout en restant visibles et actifs sur le web.

Il s’agit clairement ici de la dernière mutation du retail à date, et sans doute l’une des plus massives puisqu’elle touche le small et middle business.

Elle génère une bascule vers le multi-local où chaque point de vente d’un réseau affine sa politique commerciale et adapte sa stratégie de communication à sa propre zone de chalandise, comme historiquement avec la communication offline, en toute autonomie et de manière aussi pertinente, voire plus finement, que la tête de réseau.

Si l’avenir était au cross-canal, il faudra désormais également composer avec le multi-local !




[1] Source : Indice e-commerce du JDN

*Inlead est une plateforme de marketing digital dédiée aux franchises, réseaux et groupement



Lire la suite...

Insights

Les chiffres du mobile en France et en Europe

Publié

le

Taux de possession en Europe, utilisations faites de son mobile en France ou en Allemagne, développement du M-commerce ou encore marché des applis…

Retour sur l’ensemble des chiffres à connaître sur le mobile en 2019.




La plateforme de gestion des réseaux sociaux Hootsuite, et l’agence internationale We Are Social ont récemment publié le « Digital en 2019 », un rapport annuel qui délivre les dernières tendances du digital dans le monde.  

Focus sur les chiffres du mobile …


Plus d’abonnements que d’habitants ?

Le taux mondial de possession d’un téléphone portable est de 67%, soit 5,1 milliards d’utilisateurs mobiles uniques, en augmentation de 2% par rapport à 2018.  

 En France 64,70 millions de personnes sont équipées de mobile ce qui représente 99% de la population en augmentation de 0,5% par rapport à 2018.  

Le Royaume-Uni, l’Espagne et l’Allemagne comptent tous plus d’un mobile par personne avec respectivement :  

  • 107,8 millions de personnes équipées d’un mobile en Allemagne (131% de la population). En baisse de 0,7% par rapport à 2018 
  • 71,67 millions de personnes équipées d’un mobile au Royaume-Uni (soit 107% de la population). Baisse de 1,4% par rapport à 2018 
  •  54,44 millions de personnes équipées d’un mobile en Espagne (soit 117% de la population). Augmentation de 4,3% par rapport à 2018 


==> Le Royaume-Uni et l’Allemagne semblent avoir atteint leur maturité puisque l’on observe une diminution du nombre de personnes équipées.

67% des mobiles dans le monde sont des smartphones 

Qu’en est-il du type de mobile utilisé ? La majorité des utilisateurs se sont tournés vers les smartphones puisqu’ils représentent 67% des mobiles dans le monde.

Les chiffres en Europe sont plus élevés que la moyenne mondiale : en France les smartphones représentent 71% des mobiles pour 75% en Allemagne, 77% au Royaume-Uni et 87% en Espagne. 

Mobiles et applications : les outils pour se divertir   

Les smartphones ont changé l’usage des mobiles : en France on utilise son mobile principalement pour regarder des vidéos ; 67% des utilisateurs internet déclarent le faire, suivi de près par l’utilisation des messageries instantanées (61%), qui sont privilégiées par nos pays voisins : 85% des utilisateurs internet en Espagne déclarent les utiliser contre 73% au Royaume-Uni et 71% en Allemagne.

Viennent ensuite les services de plans utilisés par 75% des utilisateurs en Espagne, 63% au Royaume-Uni, 59% en Allemagne, 53% en France et les jeux mobiles qui représentent 49% en Espagne, 47% en France et au Royaume-Uni et 41% en Allemagne. 
 

98 Applications par smartphone  

Toujours selon l’étude Hootsuite & We Are Social il y a en moyenne 98 applications par smartphone et nous en utilisons 34 tous les mois.

En 2018, 194 milliards d’applications ont été téléchargés, un chiffre en hausse par rapport à l’année précédente.  

Applications mobile : un marché de 101 milliards de dollars

Une augmentation de 23% des dépenses dans les applications mobiles, notamment dans les jeux, a été constatée, dépassant les 101 milliards de dollars dans le monde en 2018. 

Les 1,839 milliards de téléchargements ont généré 1,362 milliards de dollars de chiffre d’affaires en France en 2018.

Parmi le Royaume-Uni, l’Espagne et l’Allemagne, seuls les Britanniques ont dépensé plus qu’ils n’ont téléchargé d’applications.

  Nombre de téléchargements  Dépenses dans les applications (en $)  Moyenne des dépenses par application (en $) * 
France  1,839 milliards  1,362 milliards  0,74 
Royaume-Uni  2,026 milliards  2,051 milliards  1,01 
Espagne  1,239 milliards  457,8 millions  0,37 
Allemagne  1,933 milliards  1,921 milliards  0,99 
*Calculs effectués par Earlycom 


Le terrain de jeux des réseaux sociaux

Le nombre d’utilisateurs des médias sociaux sur mobiles ne cesse d’augmenter : +10% dans le monde en un an soit 3,256 milliards de personnes en janvier 2019 ce qui représente 42% de la population.

En France les chiffres sont tout aussi impressionnants : 33 millions de personnes, soit 50% de la population, sont connectées via leur mobile.   
 

  • 39 millions d’utilisateurs au Royaume-Uni soit 58% de la population 
  • 24 millions d’utilisateurs en Espagne soit 52% de la population.  
  • L’Allemagne quant à elle compte 30 millions d’utilisateurs représentant 36% de sa population. 



Internet est devenu mobile

Internet est aujourd’hui l’outil le plus utilisé pour faire toutes sortes de recherches.

Des changements dans son utilisation, notamment dû aux modes de vie, a poussé les utilisateurs à se tourner vers les mobiles plutôt que les ordinateurs et tablettes.

D’après l’étude Hootsuite & We Are Social, 57% de la population mondiale utilise internet et 52% l’utilise sur mobile, ce qui représente 3,986 milliards de personnes alors qu’en France les chiffres montent jusqu’à 74%.

L’Allemagne quant à elle compte 64,25 millions, soit 78% de sa population.


Parmi les leaders européens on distingue notamment le Royaume-Uni avec plus de 80% d’utilisateurs d’internet mobile et l’Espagne avec 86%.


Le temps passé sur les smartphones a également augmenté. 

Parmi les 230 pays étudiés, la France est le pays qui passe le moins de temps sur internet via mobile avec en moyenne 1h25.

C’est 5 minutes de moins que l’Allemagne, là où l’Espagne est à 2h11 et le Royaume-Uni à 2 heures et 9 minutes. 

Globalement les utilisateurs passent plus de temps sur leurs smartphones à faire des recherches internet puisque la moyenne mondiale est de 3h14 contre 3h06 en 2018. 

Ordinateurs et tablettes sont progressivement délaissés

Petit à petit, les utilisateurs préfèrent davantage effectuer leurs recherches sur leurs mobiles que leurs ordinateurs.

Depuis 2014 le temps passé sur internet via les ordinateurs et les tablettes a diminué de 1h04, là où celui passé sur les mobiles a augmenté de 1h36.


Le M-commerce devient la norme

En décembre 2018, 55% des internautes ont effectué des achats en ligne sur leur mobile.

Bien que cette pratique se démocratise, l’Europe se place en dessous de la moyenne mondiale.

La France se place en dernière position du classement avec 26% d’utilisateurs.

Bien que les Français ne soient pas contre l’achat en ligne, ils privilégient davantage les achats via ordinateurs ou tablettes (57%).

Loin derrière le Royaume-Uni et l’Espagne, l’Allemagne peine à atteindre les 30% là où les achats via ordinateurs et tablettes sont supérieurs à 65%.

Les perspectives pour 2019 

Pour Hootsuite et We Are Social trois tendances mobiles sont à surveiller de près en 2019 : 

#1- Le streaming vidéo 

En 2019, le streaming prendra encore plus d’ampleur. En 2018, les vidéos lives représentaient 20% du total des vidéos sur Facebook, et ce chiffre devrait augmenter cette année.

De plus les utilisateurs y trouvent un réel intérêt de divertissement puisqu’ils y passent trois fois plus de temps en comparaison avec les vidéos enregistrées. 

#2- Le M-commerce sera partout

Avec l’arrivée des applications dédiées et des avancées en termes de R&D tels que les systèmes de paiements intégrés ou encore des différents moyens de sécurité, il sera plus facile et plus rassurant d’effectuer des achats à partir de son mobile. 


#3- Développement des outils tech pour le shopping 

Les nouvelles technologies intégrées aux smartphones contribueront à l’amélioration de l’expérience d’achat sur mobile : réalité augmentée pour visualiser les produits ou encore intelligence artificielle conversationnelle, tout sera mis en œuvre pour que le shopping se fasse désormais sur les mobiles…




Lire la suite...

Insights

Game of Thrones : Jon Snow, roi de l’influence…

Publié

le

Alors que la 8ème et ultime saison de Game of Thrones vient de débuter, SEMrush s’est intéressé à l’influence de la série et de ses personnages sur le web.



The King in the Web


Sans surprise, le charme de Jon Snow ne laisse pas les fans français indifférents puisque le moteur de recherche Google comptabilise une moyenne de 37K requêtes par mois entre mars 2018 et mars 2019 dont un pic s’élevant à plus de 60K requêtes le mois dernier.

Source: SEMrush


Loin derrière, Daenerys Targaryen recense quant à elle environ 16 500 requêtes.

Au centre de la série, la mère des dragons reste pourtant beaucoup moins populaire que le roi du Nord…


Plus étonnant en revanche, le veuf de cette dernière, Khal Drogo, pourtant décédé lors de la saison 1, semble encore susciter quelques émois chez les fans puisqu’il arrive en 3ème position du classement en obtenant près de 14 000 requêtes par mois.

Si l’intérêt pour Khal Drogo ne semble pas faiblir, cela vient peut-être aussi du bon de popularité que connaît son acteur récemment tête d’affiche du dernier film DC comics…



2,5 millions de recherche par mois !


Au-delà de ces personnages emblématiques, la forte popularité de la série ne désemplit pas.

En effet, en comptabilisant les requêtes des mots-clés « Game of Thrones », « GoT » ou encore « Throne de Fer », le nombre de recherches autour de la série oscille entre 500K et 2.5M par mois depuis 2015.


Le lancement de la saison 7 avait notamment permis à GoT d’atteindre le top de popularité.

Alors, l’ultime saison détrônera-t-elle ce précédent pic de popularité ? Réponse dans les jours à venir…




Lire la suite...

Digital

Le numérique a un impact direct sur la croissance

Publié

le

Selon le baromètre “Croissance et Digital” publié par l’ACSEL, les entreprises ayant entamé leur transformation numérique ont 2.2 fois plus de chances d’être en croissance que les autres…


L’ACSEL et ses partenaires (Google, Salesforce, Solocal, la CCI Paris Ile-de-France, le METI, Prestashop et le MBA DMB), ont présenté hier les résultats de la 3ème édition du baromètre Croissance & Digital, au ministère de l’Economie et des Finances.

L’occasion de mesurer les conséquences directes de la transformation numérique sur le développement de la croissance des entreprises issues du tissu économique français et plus particulièrement sur les PME et ETI.



Le digital a un impact direct sur la croissance des entreprises


Le baromètre montre que les entreprises engagées dans leur transformation digitale ont 2,2 fois plus de chance d’être en croissance que celles qui n’ont entamé aucune transformation.


Parmi les entreprises interrogées, une écrasante majorité (77 %) reconnaît que le numérique participe à leur croissance.

A ce sujet, les ETI sont encore plus nombreuses, puisque 87% d’entre elles considèrent le digital comme un levier de croissance.


Avec une augmentation de 8 points par rapport à 2017, ce sont désormais 64% des ETI qui ont pleinement mis en oeuvre leur digitalisation.

Ainsi, 34% des entreprises reconnaissent que le numérique contribue pour plus de 25% à leur croissance.



Les digital champions, les porte-étendards de la transformation digitale


Les digital champions, ces entreprises qui ont mis en place les bonnes pratiques et en tirent des bénéfices, déclarent à 64% avoir connu de meilleurs résultats en 2018, 19 points de plus que le total du panel. Ils prévoient à l’unanimité une croissance sur l’année 2019 contre 46% des autres entreprises.


Le numérique est donc un vecteur de croissance que les entreprises ne peuvent négliger.

Les digital champions sont pour 93% des PME, créées il a plus de 15 ans pour la majeure partie d’entre eux (67%), c’est-à-dire le cœur du tissu économique français.


Pourquoi les entreprises ne sont-elles pas toutes des digital champions ?

Qu’il s’agisse du manque de temps (54%), du coût (49%), de la complexité de mise en oeuvre (39%), ou encore du manque de formation (36%), chacun de ces freins à la mise en oeuvre d‘une stratégie digitale, s’ils existent encore, est clairement en baisse depuis 2017.


De plus, il apparaît que le digital n’irrigue pas suffisamment tous les services de l’entreprise et reste très orienté vers la communication et l’IT.

La stratégie digitale des entreprises est encore trop « en silo ».

Si 73% des entreprises interrogées ont une équipe dédiée à la transformation numérique, seules 33% d’entre elles sont en interaction avec d’autres départements de l’entreprise.


4 piliers pour une transformation digitale réussie


D’après les résultats du baromètre, les entreprises doivent mettre en place 4 bonnes pratiques pour réussir leur transformation digitale :

1- Une politique « volontariste » de l’entreprise,

2- Une équipe dédiée avec des relais forts avec les autres départements de l’entreprise,

3- Une bonne connaissance client et,

4- Pour les marchands, mettre en place une stratégie phygitale (stratégies physique et web complémentaires).


Grâce à cette stratégie, les entreprises ont observé pour 86% une augmentation des ventes, pour 78% une amélioration de la satisfaction client et pour 69% une meilleure efficacité opérationnelle…




Etude réalisée par IPSOS / février 2019

Cible : dirigeants et décisionnaires d’entreprises prenant part à la transformation digitale

Échantillon de 600 répondants : 450 interviews d’entreprises de 20 à 4999 salariés et 150 ETI




Lire la suite...

must read