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Quels outils de communication utiliser pour gérer son équipe à distance ?



L’évolution de la technologie contribue fortement à l’essor du travail à distance. Cette disposition offre de multiples avantages, aux employeurs comme aux employés.

Grâce au développement d’outils disponibles en ligne, la coopération productive reste possible. Les collaborateurs peuvent rester en contact et continuer à travailler de manière conviviale, même à distance.


Les meilleurs outils digitaux pour une bonne organisation de l’équipe 

Même à distance, il est possible de fédérer son équipe grâce aux nombreux outils de communication disponibles. Ainsi, pour faire du brainstorming efficace, de nombreux outils proposent différents dispositifs. 

Google Docs constitue un espace de travail permettant de rassembler de manière instantanée toutes les idées.

Il s’agit d’un outil gratuit où plusieurs personnes peuvent travailler sur le même document et s’envoyer spontanément les mises à jour.

La carte mentale en ligne représente aussi un autre outil couramment utilisé dans le cadre d’un brainstorming. Elle est d’autant plus facile à mettre en place.

Pour rappel, une carte mentale, appelée « mind map » en anglais, est une représentation visuelle d’une idée, d’une réflexion ou d’une pensée. Elle permet de transmettre et récolter des idées, de les synthétiser et de visualiser.

Aussi, les outils de tableau Kanban sont préconisés pour organiser et regrouper les idées en un seul endroit.

L’outil est facile à utiliser. Il vise à regrouper les idées dans une colonne. Elles seront ensuite hiérarchisées ou triées, en fonction des besoins.

Il y a également la vidéoconférence à partir de Zoom ou de Google Meet.

Le premier est une plateforme collaborative facile à utiliser. Il s’adapte à tous les supports et protocoles. Google Meet facilite la tenue de réunions virtuelles comprenant au maximum 100 participants. 

Pour ce qui est de booster la productivité, il existe en ligne une multitude d’outils de collaboration pouvant être utilisés.

Parmi les plus connus se trouve la technique Pomodoro.

Cette dernière est préconisée pour une gestion optimale du temps de travail. Ce principe d’organisation s’applique via Focus Booster, un programme pour PC et Mac.

Ce logiciel permet ainsi de déterminer le temps relatif à la pause ou l’intervalle de travail.


Le télétravail et ses nombreux avantages

Dispositif de travail interne mis en place par le dirigeant d’entreprise et en plein essor depuis le covid, il permet aux collaborateurs d’assurer leurs tâches en dehors de leurs bureaux. Ils peuvent alors exercer leurs fonctions respectives depuis leur domicile, de façon nomade ou depuis café.

Cette nouvelle manière d’exercer une activité professionnelle présente de nombreux avantages, notamment pour l’employeur.

Les retards et l’absentéisme sont moins fréquents chez les agents. C’est particulièrement le cas dans les grandes agglomérations quotidiennement pénalisées par les embouteillages. 

Autre avantage, les travailleurs souffrant de handicap ou ayant des contraintes familiales majeures sont mieux intégrés dans les sociétés.

Aussi, grâce au télétravail, le processus relatif aux transferts d’activités s’effectue plus facilement. Par ailleurs, le travail à distance permet de diminuer considérablement les dépenses liées aux frais de déplacement, par exemple. 

Les employés y trouvent aussi leur compte.

Le télétravail supprime considérablement le temps et les frais liés aux transports. Les employés sont moins stressés par les embouteillages et le temps passé sur la route, etc. Ils bénéficient généralement d’horaires plus flexibles en étant libre de leur emploi du temps et plus autonome.

Ce gain de temps leur permet de se consacrer davantage à leurs proches et leurs loisirs…





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