Le numérique occupe aujourd’hui une place importante dans la sphère professionnelle avec l’essor de nouvelles organisations du travail (télétravail, travail hybride…).
Il a modifié aussi les interactions entre les collaborateurs et collaboratrices du fait de l’intégration des nouveaux usages de communication collaboratif (explosion des emails, développement de teams) dans leur quotidien.
Ces nouveaux usages font peser un risque fort sur les collaborateurs surchargés d’informations et par conséquent sur les organisations qui se doivent aujourd’hui d’étudier avec attention le sujet de l’infobésité et les risques psychosociaux associés.
Pour mieux analyser ce phénomène et progresser sur les bonnes pratiques, Mailoop et Mazars, accompagnés d’autres partenaires*, ont lancé l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN) et publient leur première étude annuelle sur le sujet, intitulée “Le référentiel de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique”.
Des usages numériques qui pèsent sur la charge mentale des équipes
Réalisée auprès de 9000 personnes, avec l’analyse de 58 millions de metadonnées d’emails et 1,7 millions de métadonnées de réunions, l’étude réalisée par l’OICN permet de mettre en évidence des indicateurs puissants de réflexion autour de 4 grands thèmes :
- prévenir les risques psychosociaux (RPS) et le stress au travail,
- comprendre la communication collaborative accélérée par le travail en mode hybride,
- gérer le temps et de la charge mentale au travail
- et identifier les leviers réels de sobriété numérique dans les usages.
L’email : générateur de stress et de bruit numérique
Dans le détail, l’étude révèle que l’email à une place prépondérante :
31% des salariés sont exposés à l’hyper-connexion en envoyant des emails après 20h plus de 50 soirs par an (ce chiffre monte à 117 soirs par an pour des postes de dirigeants).
52% des emails ont une réponse en moins d’1h, traduisant de notre hyper-réactivité.
Les salariés gèrent en moyenne 144 emails par semaine (331 emails pour les dirigeants).
Aux deux extrémités du spectre, 6% des salariés interagissent avec moins de 5 personnes par semaine et peuvent se sentir isolés quand 6% des salariés interagissent avec plus de 100 personnes différentes par semaine et peuvent se sentir hyper-sollicités.
L’email est finalement peu adapté à la communication collaborative et générateur de beaucoup de bruit numérique :
Plus de 30% des emails sont dus à l’utilisation de la « copie », 25% dus au « répondre à tous », 18% dus au « transfert », 17% dus à l’usage conversationnel de l’email (plus de 10 allers-retours).
Au-delà de l’impact sur la charge mentale des équipes, la surcharge informationnelle a des incidences sur l’environnement, avec l’hébergement de données virtuelles dans des data centers qui consomment toujours plus d’énergie.
Chaque année, environ 7kg eqCO2 sont émis par personne pour leur usage d’emails et stockage de fichiers.
*A propos de l’étude
L’OICN étudie les impacts sociaux, organisationnels et environnementaux de la surcharge informationnelle. Il quantifie, décrypte et anticipe les mutations du travail grâce à l’analyse des données des usages des outils collaboratifs. Ses missions sont d’organiser la réflexion au sein de groupes de travail thématiques (Labs) et faciliter le passage à l’action avec des ateliers collectifs, la mise en avant des innovations, des retours d’expérience documentés et de produire les contenus de référence sur l’état de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique en France et ses perspectives.
Les membres de l’OICN : Laboratoire MICA de l’Université de Bordeaux Montaigne, Chaire FIT² de Mines Paris PSL, Mazars, Mailoop, Dalkia, Temana Conseil.
L’étude complète est téléchargeable ici
