Le 25 mai 2018, le Règlement sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur dans toute l’Union Européenne. L’impact de cette nouvelle réglementation sur les outils et les pratiques CRM alimente nombres de débats et de réunions…
Voici quelques clés pour mieux vous situer par rapport à cette évolution capitale et ce qu’il convient de faire pour identifier les forces et les faiblesses de votre CRM.
RGPD : les grandes lignes
Voté en 2016, le texte européen vise l’harmonisation des cadres juridiques nationaux concernant la protection des données personnelles. A l’époque, sa promulgation fut assortie d’un délai de mise en application de 2 ans. Ce laps de temps devait permettre aux législations des Etats membres de s’adapter à cette transformation et à toutes les entités concernées (toutes celles qui collectent et traitent des données personnelles) de se mettre en conformité.
L’heure est venue. Tout traitement de données personnelles en infraction avec le RGPD après le 25 mai 2018 peut donner lieu à des sanctions.
Pour appréhender simplement l’impact du RGPD sur le CRM, il suffit de retenir ceci : tous les contacts d’une entreprise, qu’ils soient prospects, clients, BtoC ou BtoB doivent désormais être informés que l’entreprise souhaite recueillir leurs données personnelles et à quelles fins précisément.
Sur la base de ces informations, les personnes peuvent ensuite donner leur consentement, charge à l’entreprise de conserver la preuve de ce dernier. On comprend mieux comment le RGPD va modifier toute la gestion de la relation client (GRC).
Notons aussi que toute personne peut, si elle le désire, revenir sur le consentement donné. L’entreprise doit donc permettre à tous ses contacts d’exprimer et d’exercer leur droit d’accès, de modification, de portabilité et d’opposition s’agissant des données qui les concernent.
En cas de non-respect du RGPD, l’autorité de contrôle dispose d’un ensemble de mesures graduées allant du simple avertissement à l’amende administrative. La fourchette haute des montants de cette dernière est d’ailleurs extrêmement dissuasive : l’amende peut en effet s’élever jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires mondial d’une entreprise.
Transformer le RGPD en avantage pour votre CRM
Cette présentation du RGPD, même light, peut en convaincre plus d’un de la lourdeur de cette évolution… Cependant il faut se rappeler que les données personnelles font partie du capital de l’entreprise et qu’elles constituent le socle d’une relation-client réussie. La qualité des données détenues influence tout le CRM, et se concentrer sur l’optimisation de cette dernière permet de gagner en performance et en agilité.
Malgré ses nombreuses contraintes, l’application du RGPD peut ainsi représenter, en seconde lecture, une véritable opportunité. Celle de faire table rase des mauvaises pratiques et de mettre à jour toute la politique de relation-client.
Comment ? En commençant par cartographier l’ensemble des données détenues au sein de l’entreprise. Une fois cette cartographie établie, vous disposez de l’outil indispensable pour lancer une action de normalisation de vos bases.
Création d’un référentiel unique, requalification et disparition des barrières entre les services, dont certains centralisent plus d’informations que d’autres : ces différentes étapes rendront possible un meilleur traitement des données et garantiront la portabilité ainsi que le droit à l’oubli pour vos client et prospects, deux obligations saillantes du RGPD.
CRM : la mise aux normes de l’existant
La question alimente les débats d’experts : « Puis-je conserver les données recueillies avant l’entrée en vigueur du RGPD ? Ou dois-je à nouveau demander son consentement à chacun de mes prospects ?»
Si la réponse n’est pas encore tranchée par les juristes, une ligne émerge déjà qui devrait prévaloir : il semblerait qu’une entreprise puisse conserver ses contacts acquis avant le 25 mai, si tant est qu’elle puisse prouver le moyen par lequel elle a obtenu le consentement, ainsi que la date de l’obtention.
Sur ce sujet, il sera donc profitable de lancer un audit ayant pour mission de vérifier que les données dont vous disposez ont bien été recueillies par des moyens qui respectent les dispositions du RGPD. Confrontez par la même occasion vos bases existantes aux diverses listes d’oppositions disponibles afin de vous assurer de l’accord de vos contacts quant à l’utilisation de leurs données personnelles.
Soyez également vigilant quant au principe du consentement par finalité. En effet, l’accord d’un client pour la réception de campagnes SMS ne vaut pas comme acceptation de démarchage téléphonique, par exemple.
Rationaliser les données
Ce n’est pas le nombre d’informations que vous détenez sur un client qui constituent une réelle valeur pour votre CRM. C’est plutôt la pertinence de ces données. Il est ainsi préférable de centraliser une dizaine d’informations ciblées et efficientes qu’une centaine dont l’utilité n’est pas avérée.
Cette vision prend tout son sens si l’on veut bien considérer une des conséquences les plus probables de la mise en application du RGPD : avec les efforts que vont requérir la collecte des consentements par finalité et le stockage des éléments qui en attestent, le prix des bases de données externes risque fort de connaître une ascension impressionnante.
Le RGPD est donc l’opportunité de revenir au ciblage, pierre angulaire du CRM, qui s’est d’ailleurs quelque peu effritée ces dernières années.
Sur ce point, comme sur l’obligation de protection des données dont les entreprises sont désormais comptables, on voit clairement se dessiner une perspective des plus prometteuses : malgré les nombreuses contraintes qu’il représente, le RGPD pourrait revivifier le contrat de confiance entre les clients et les entreprises.
En offrant à ces dernières l’opportunité de démontrer qu’elles respectent les données qui leur sont confiées, le RGPD va à n’en pas douter inciter les clients à s’orienter davantage vers les organisations qui sauront faire preuve de responsabilité en la matière, et communiquer de façon opportune sur le sujet.
