La Gestion Electronique des Documents (GED) est un outil, dont la mise en place nécessite une stratégie d’organisation et de gestion des flux documentaires (par exemple flux de factures clients, flux de factures fournisseurs, dont le processus de traitement est différent).
Cette solution logicielle permet d’optimiser les processus de l’entreprise, ainsi que les flux de documents associés, et permet également de gagner en productivité et en fiabilité…
Le travail avec l’ensemble des collaborateurs
Une mise en place « top down », c’est-à-dire descendante, de la Gestion Électronique des Documents (GED) est entièrement à proscrire si l’on souhaite réussir cette transition digitale. Les dirigeants d’entreprises doivent partir des besoins de leurs salariés pour bâtir une gestion efficace de leur patrimoine documentaire.
L’analyse des pratiques de travail
Si 66 % des dirigeants d’entreprises et décideurs publics souhaitent améliorer la gestion numérique de leurs documents, seulement 43 % y voient une source de collaboration dans leur entité. L’étude des pratiques de travail des salariés est essentielle pour développer des solutions adaptées et performantes.
Il ne s’agit pas seulement de mettre en place davantage de « digital » dans l’entité, mais de profiter de cette transition pour faciliter le travail des salariés d’une entité.
Avant la mise en place d’un système de Gestion Électronique des Documents (GED), il est nécessaire que les chefs de projets et les responsables identifient les points de blocage et les problèmes qui peuvent se poser. Le choix du meilleur système de Gestion Électronique des Documents (GED) se fera en fonction des enjeux et des besoins de chaque service.
La gestion électronique par métier
Il est parfaitement possible, pour une entreprise, de choisir une Gestion Électronique des Documents (GED) par métier. Cela signifie que le paramétrage de la solution va se faire en prenant en compte les spécificités de chaque type de métier présent dans l’entreprise.
Les dirigeants qui souhaitent opter pour cette solution doivent bien connaître les particularités et les besoins des différents utilisateurs afin de paramétrer l’outil et les workflows de manière personnalisée en fonction des types de documents.
Le point négatif d’une gestion numérique par métier réside dans le manque de collaboration et de transversalité entre les différents services. En effet, si trois métiers sont identifiés pour ce service, il faudra alors développer trois solutions différentes de Gestion Électronique des Documents (GED).
Les actions à entreprendre pour mettre en place la GED
Afin de mettre en place un système de Gestion Électronique des Documents (GED), l’entité concernée doit déterminer et définir un ensemble de paramètres. Pour ce travail, il reste vivement conseillé de se faire accompagner par des entreprises expertes dans ce domaine.
Le choix du système à adopter
Les entreprises peuvent choisir entre deux systèmes différents pour le stockage de leurs données et de leurs documents : le File System ou la Gestion Électronique des Documents (GED). Ces systèmes recoupent des réalités différentes, il est donc important de bien s’informer en amont.
Le choix entre l’un ou l’autre va dépendre, pour beaucoup, des objectifs et des besoins de l’entité concernée.
Il convient de rappeler que le File System ne propose pas autant de fonctionnalités que les outils numériques de GED. Le File System peut être opérationnel en 2 mois contre 4 mois pour une solution complète de Gestion Électronique des Documents (GED).
Néanmoins, le File System doit être mis en place par la structure elle-même et détenir les compétences internes pour le faire. Une entreprise peut, toutefois, commencer la structuration et l’archivage de son patrimoine documentaire avec le File System avant de basculer vers une solution plus performante si le besoin s’en fait sentir.
Automatiser les processus grâce à des workflows
La détermination du « workflow » est une étape importante dans l’élaboration d’une gestion numérique des documents. Le terme « workflow » désigne les flux de travail et renvoie donc à l’ensemble des procédés permettant d’automatiser et de gérer les flux de documents.
Pour mettre en place un worklow performant, l’entreprise doit définir le processus associé à chaque flux et répondre aux questions suivantes :
– Quel est le circuit du document : capture, circulation en interne et/ou en externe…
– Quelles sont les étapes de traitement d’un flux de documents : réception, contrôles, validation…
– Qui accède aux documents ou à l’information ?
La détermination du workflow permet de penser l’ensemble du parcours du document. Un même document peut subir plusieurs modifications par différents services (comptabilité, ressources humaines, pôle juridique) dans l’entreprise. Il ne s’agit donc pas uniquement de collecter un document final, lors de l’ultime étape, mais de conserver toutes les étapes intermédiaires où un acteur a, d’une manière ou d’une autre, exercé une action sur ce document.
La réalisation de formations internes
Dans l’optique d’accélérer la prise en main des nouveaux outils numériques, il est essentiel d’organiser des formations en interne. Plusieurs organismes experts peuvent assurer ces formations pour l’entreprise concernée.
Il est possible de définir les formations utiles, avec un prestataire spécialisé. La finalité de la formation doit être clairement établie pour choisir ce qui va permettre aux salariés d’être pleinement en mesure d’utiliser les nouveaux outils. Cela signifie également que le choix des outils doit se faire en fonction de l’expertise du prestataire, afin de bénéficier de mises à jour régulières et d’une maintenance de qualité.
Les missions d’un prestataire spécialisé
Il est parfaitement possible d’externaliser la gestion électronique des documents via un prestataire spécialisé. Ce prestataire va identifier un ensemble de points sur lesquels travailler.
Il est donc nécessaire de choisir le bon prestataire afin que cette transition numérique se fasse dans les meilleures conditions.
Le travail à effectuer avec le prestataire expert
Les prestataires du secteur ne viennent pas avec une solution unique et standardisée. Pour ces missions complexes et hautement stratégiques, les offres sont généralement adaptées à chaque situation et à chaque cas d’entreprise.
Il est donc important d’avoir identifié les points de blocage, les particularismes de son entité, les objectifs en termes de métiers et les besoins en matière de gestion documentaire. D’une manière générale, le prestataire peut réaliser l’ensemble des missions énoncées ci-dessus. Plusieurs missions centrales sont proposées telles que :
– La collecte et la récupération de l’ensemble des documents et des parcours de production documentaire.
– La structuration du stockage des documents et des moyens de trouver, sur cet espace numérique, l’information recherchée.
– L’installation de modules de suivi, de travail collaboratif et de modifications des documents présents.
– La sécurisation des documents et la génération d’un historique des modifications.
Présentation de l’entreprise Locarchives
LOCARCHIVES travaille, depuis une quarantaine d’années, dans le domaine de la numérisation, la dématérialisation et la transformation digitale des documents d’une entité. Les 450 collaborateurs de l’entreprise gèrent près de 60 millions documents numériques. Faites appel à l’expertise LOCARCHIVES pour mettre en œuvre, en toute efficacité et professionnalisme, une Gestion Électronique des Documents (GED).
Article réalisé dans le cadre d’un partenariat avec Locarchives
