Une tribune d'Erik Strömbäck, directeur de OnBrand et responsable Marketing Evénementiel chez Bynder
En 2020, le face-à-face a plus que jamais laissé la place au virtuel.
Dans le secteur de l’évènementiel, les stands d’exposition ont été démontés et remplacés par des webinaires et des démonstrations en ligne, obligeant les entreprises à s’adapter en transférant leurs événements du présentiel au virtuel.
Les professionnels du marketing et de l’événementiel se sont retrouvés sous pression, devant maintenir leurs stratégies marketing tout en expérimentant de nouveaux formats qu’ils maitrisaient parfois peu.
La pandémie a amené son lot d’histoires d’horreur liées à l’organisation d’événements en ligne, et l’on peut tirer beaucoup de leçons des échecs et réussites du florilège d’événements qui ont eu lieux en 2020.
Voici quelques conseils pour réussir votre événement virtuel :
1. Gardez une longueur d’avance en termes d’organisation
Ne sous-estimez pas la logistique qu’implique un évènement virtuel.
Planifiez tout à l’avance, posément – vous éviterez ainsi de nuire au résultat final et de perdre du temps le jour même.
Réfléchissez au matériel et aux données dont vous avez besoin, mais également aux logiciels qui peuvent vous aider, de l’inscription des participants jusqu’à la plateforme de diffusion de l’événement.
Par ailleurs, n’oubliez pas le RGDP ! Il doit obligatoirement être pris en compte.
La plateforme sur laquelle vous organiserez votre événement n’y sera pas nécessairement conforme. Vous devrez y réfléchir vous-même dès le début de votre planification.
2. Diversifiez votre contenu
Le contenu que vous allez partager exige une planification et une organisation comparables à celles de l’événement lui-même.
Et pour se faire entendre dans un environnement virtuel de plus en plus bruyant, il vous faut beaucoup de contenu.
Vous devez produire et partager un contenu diversifié et ciblé – pensez à des citations de vos intervenants ou à des extraits vidéo d’événements précédents.
Plus votre contenu est varié, plus il attirera votre futur public.
Il peut toutefois être compliqué et gourmand en ressources de diffuser du contenu à grande échelle sans la technologie et la gestion adéquates.
Pour remédier à cela, vous pouvez par exemple utiliser une solution de gestion de contenu spécialisée pour contrôler votre production de contenu et assurer sa cohérence.
Elle vous permettra de créer, mettre à jour et partager facilement et rapidement du contenu vidéo sur les réseaux sociaux grâce à des outils de création et d’automatisation.
Ceci est particulièrement important au cours de l’événement lui-même, car il vous faut pouvoir publier ce contenu presque en temps réel.
3. Misez sur une très haute qualité de production
Votre évènement en ligne doit en mettre plein la vue, ce qui est particulièrement difficile à atteindre virtuellement.
Ne prévoyez pas de passer une journée entière sur Zoom – c’est le meilleur moyen d’endormir votre audience.
Soyez créatifs, changez les habitudes, trouvez des formats engageants qui rompent avec le défilé de webcams qui qualifie notre quotidien depuis un an.
Les idées ne manquent pas – vous pouvez par exemple vous porter sur la reconstruction de lieux physiques (e.g. studio de télévision) à partir desquels vos intervenants peuvent broadcaster l’événement.
4. Choisissez et préparez bien vos intervenants
Si votre évènement doit réunir des chefs d’entreprise pour animer des conférences ou des tables rondes, choisissez ceux qui ont fait leurs preuves.
Il est essentiel de disposer d’une liste d’intervenants inspirants et bien informés – et c’est encore mieux s’ils ont la réputation d’être de bons orateurs.
Savoir qui vous mettez en scène permet de garantir la qualité et la crédibilité de votre événement.
De plus, pensez à demander aux intervenants qui ne peuvent pas être présents physiquement de filmer leurs interventions avant l’événement, et donnez aux intervenants présents le temps nécessaire pour préenregistrer et perfectionner leur intervention.
Cela boostera leur confiance en soi et vous aidera à organiser les temps de parole.
5. Pensez à votre audience
Une des plus grandes difficultés d’un évènement virtuel est de garder le côté interactif.
Pour y parvenir, prévoyez une séance de questions-réponses et faites participer vos conférenciers à la suite de leur intervention pour garder vos participants en éveil.
La majorité de ces derniers seront en général prêts à se joindre à la discussion si on leur donne les bonnes indications au bon moment.
Pour cela, utilisez une plateforme dotée d’une fonction chat. Les fonctions « sondage » sont également très interactives et maintiennent un bon niveau d’engagement.
Enfin, préparez vos propres employés à participer au chat, avec une liste questions pour alimenter la conversation régulièrement.
6. Demandez un feedback régulier
Il n’est jamais évident de passer d’un événement physique à un événement purement digital.
Faites confiance à votre instinct et demandez à vos collègues, intervenants et participants un vrai feedback sur vos événements virtuels.
L’agilité et l’ouverture à de nouvelles façons de faire ont toujours été les ingrédients essentiels au succès des équipes événementielles et de marketing – et c’est maintenant, plus que jamais, que ces qualités peuvent briller.
Les événements B2B sont une vraie opportunité de discuter du futur de votre secteur.
Après une année marquée par les conversations autour du COVID, il faut désormais se tourner vers « l’après ».
En axant vos événements virtuels vers l’avenir et en vous inspirant de ces six conseils, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour que ces derniers deviennent une corde à votre arc au même titre que les événements physiques…
